Introduzione
La ROOT CAUSE ANALYSIS (“RCA”) è una tecnica di indagine che viene applicata ad eventi di particolare impatto, è finalizzata ad esaminare quanto accaduto, ricercandone le cause.
L’obiettivo è non tanto focalizzarsi sulla ricerca della responsabilità (chi è stato), quanto sull’identificazione degli interventi di miglioramento, di modo da evitare il ripetersi di criticità.
Anche in ambito controllo qualità la RCA riveste un ruolo di primaria importanza e di concreto supporto, ha la finalità di risolvere ed evitare il ripersi di issues in ambito control quality.
Lo scopo di questo focus è quello di fornire degli elementi per redigere una efficace ROOT CAUSE ANALYSIS in ambito controllo qualità. La presente linea guida è stata redatta in conformità con quanto previsto dall’International Standard on Quality Management (ISQM 1).
Quali sono gli STEP da seguire per lo svolgimento di una RCA in ambito controllo qualità?
STEP 1
La società di revisione valuta i risultati dei monitoraggi condotti sulle procedure e sugli incarichi per stabilire se esistano o meno delle carenze e, in caso affermativo, intraprende delle azioni correttive.
STEP 2
La funzione controllo qualità dell’audit firm valuta la GRAVITA’ e PERVASIVITA’ delle carenze identificate ed è tenuta a:
- svolgere indagini sulle cause, andando alla base di ciò che ha generato la carenza;
- tenere in considerazione la natura e frequenza delle issues;
- valutare se findings della medesima natura possano in qualche modo essere indice di un problema sistematico;
- valutare l’effetto delle carenze identificate (singolarmente o combinate) sul sistema di gestione della qualità;
- analizzare la tempistica con cui si è verificata la carenza, per quanto tempo è stata rilevata ed il suo effetto;
- comprendere se un’eventuale carenza possa essersi presentata in altre circostanze simili e, nel caso, indaga in merito alle motivazioni sottostanti.
STEP 3
La funzione controllo qualità deve sempre identificare in maniera chiara:
- il responsabile della carenza;
- il destinatario della raccomandazione/ chi deve mettere in pratica la remediation. Non sempre i due soggetti coincidono.
STEP 4
Al fine di fronteggiare le carenze identificate, la funzione CQ:
- definisce azioni correttive in risposta all’analisi sulle cause principali delle carenze;
- verifica che quanto definito sia efficacemente messo in atto al fine di fronteggiare le criticità rilevate.
In ogni caso, laddove si prenda atto che le azioni correttive individuate necessitino di un adeguamento, occorre che la funzione CQ si attivi per modificarle nel modo più appropriato, per renderle funzionanti in maniera efficace.
Se emergessero delle carenze nello svolgimento delle procedure di revisione nell’ambito degli incarichi, la funzione controllo qualità dovrà intraprendere delle azioni appropriate nei confronti degli audit team, al fine di un loro pieno allineamento con quanto stabilito dai principi di revisione.
Conclusioni
Gli STEP appena dettagliati sono indispensabili affinché la funzione CQ possa comunicare tempestivamente al Consiglio di Amministrazione della propria società:
- una descrizione sintetica delle attività di monitoraggio svolte;
- l’elenco esaustivo delle carenze identificate (compresa la loro gravità e pervasività);
- le azioni correttive al fine di fronteggiare le carenze identificate.
Quanto sopra appena descritto è funzionale alla redazione da parte della funzione CQ di un ACTION PLAN costantemente monitorato recante destinatario e scadenza per l’applicazione delle raccomandazioni identificate e degli elementi MINIMI che vengono analizzati in sede di ROOT CAUSE ANALYSIS.
A cura di Eleonora Trovati – Direzione Qualità Nexia Audirevi