A sette anni dall’ultimo aggiornamento, Confindustria ha pubblicato le nuove “Linee Guida per la costruzione dei Modelli di organizzazione, gestione e controllo ai sensi del Decreto Legislativo 8 giugno 2001, n. 231” (di seguito le “Linee Guida”).
Il documento è stato modificato nell’ottica di aggiornamento e ricezione delle novità legislative e giurisprudenziali intervenute a seguito della revisione del marzo 2014. In particolare, al fine di offrire un aiuto concreto alle imprese ed associazioni nell’elaborazione dei Modelli Organizzativi e nell’individuazione di un organo di controllo, le Linee Guida contengono una serie di indicazioni e misure ritenute in astratto idonee a rispondere ai requisiti di cui al D.Lgs. 231/2001.
Di seguito si analizzano le principali novità.
- Sistema integrato di gestione dei rischi
Le Linee Guida evidenziano l’importanza della valorizzazione dei sistemi integrati di gestione dei rischi. In particolare, allo scopo di evitare sovrapposizione di ruoli, mancanza di presidi, nonché duplicazioni di verifiche e azioni correttive, le Linee Guida auspicano il passaggio ad un approccio “integrato” nell’ambito della gestione del rischio di compliance da parte delle imprese. A tal fine, dovranno essere incentivati meccanismi di coordinamento e collaborazione tra i principali soggetti aziendali interessati, tra cui, ad esempio, l’Internal Audit, il responsabile AML, il Collegio Sindacale e l’Organismo di Vigilanza.
- Sistemi di controllo ai fini della compliance fiscale
Nell’ottica dell’approccio integrato appena descritto, le Linee Guida sottolineano la possibile interazione tra il sistema di controllo ex D.Lgs. 231/2001, chiamato a prevedere specifici protocolli per la prevenzione dei reati tributari e gli altri strumenti di controllo con i quali è auspicabile creare efficienze e sinergie. A tale proposito, le Linee Guida ritengono ad esempio che, ai fini dell’adeguamento ai reati tributari di cui all’art. 25-quinquiesdecies del D.Lgs. 231/2001, il cd. Tax Control Framework possa considerarsi un idoneo sistema di controllo, che consente all’azienda di valutare e mitigare il rischio fiscale nel suo complesso, valorizzando tutti i modelli di gestione dei rischi in essere.
- Whistleblowing
In linea con la disciplina introdotta dalla Legge n. 179/2017 in materia di whistleblowing, nonché con le conseguenti previsioni apportate nell’art. 6 del D.Lgs. 231/2001, le Linee Guida rappresentano la necessità per le imprese dotate del Modello Organizzativo di disciplinare le modalità per l’effettuazione e la gestione delle segnalazioni in ambito whistleblowing, distinguendo fasi e relative responsabilità.
Con particolare riferimento alla previsione di una pluralità di canali di segnalazione, tra cui un canale idoneo a “garantire, con modalità informatiche, la riservatezza dell’identità del segnalante”, le Linee Guida suggeriscono l’utilizzo di piattaforme informatiche, anche gestite da terze parti indipendenti e specializzate, oppure l’attivazione di caselle di posta elettronica dedicate. Con riferimento al canale alternativo, quest’ultimo potrebbe invece consistere nel servizio postale ordinario, ovvero nel deposito fisico presso cassette ad hoc.
Le Linee Guida stabiliscono, inoltre, che il Modello Organizzativo debba indicare il destinatario delle segnalazioni, vale a dire il soggetto incaricato di ricevere e gestire le segnalazioni oggetto della nuova disciplina e individuano nell’Organismo di Vigilanza il possibile destinatario autonomo e indipendente delle segnalazioni, ovvero, in alternativa, l’organo da coinvolgere in via concorrente o successiva.
- La comunicazione delle informazioni non finanziarie
Come noto, il D.Lgs. 254/2016 ha recepito la Direttiva UE n. 95/2014 che obbliga gli “enti di interesse pubblico” (ex art. 16, comma 1, D.Lgs. 39/2010) a redigere una dichiarazione di carattere non finanziario – cd. DNF – rafforzando la trasparenza e l’accessibilità delle informazioni sull’attività di impresa. In particolare, tali informazioni, tra le altre, comprendono la descrizione del Modello Organizzativo adottato, la rappresentazione delle politiche attuate dall’azienda in merito ai temi ambientali, sociali e attinenti al personale, nonché in relazione al rispetto dei diritti umani e al contrasto della corruzione.
Al fine di garantire la veridicità e la completezza dei contenuti della dichiarazione in esame, gli Amministratori, gli Organi di controllo, nonché i soggetti incaricati della revisione legale sono tenuti ad una pregnante conoscenza della situazione di attuazione ed aggiornamento del Modello Organizzativo, da realizzarsi necessariamente mediante un costante confronto con l’Organismo di Vigilanza.
- Organismo di Vigilanza
Le Linee Guida intervengono rispetto ai requisiti in capo all’Organismo di Vigilanza, precisando che l’indipendenza dei componenti dell’OdV si riscontra sia nella posizione autonoma e imparziale, di “riporto” al massimo vertice operativo aziendale, sia nella dotazione di un budget annuale a supporto delle attività di verifica tecniche necessarie per lo svolgimento dei compiti ad esso affidati.
- Flussi Informativi nei confronti dell’Organismo di Vigilanza
Con riferimento agli obblighi di informazione nei confronti dell’Organismo di Vigilanza, le Linee Guida richiamano l’importanza dei flussi ad evento da parte del Collegio Sindacale nel caso esso rilevi carenze e violazioni rilevanti ai sensi del D.Lgs. 231/2001, nonché l’opportunità di prevedere una più stretta collaborazione con la funzione di Internal Audit sulle risultanze delle rispettive attività di verifica, anche in ottica di superamento della separazione e duplicazione delle verifiche, nonché del rischio di corto circuito informativo.
Stefania Colini